Papperspalatset

 

Byråkrati är, med en kanske något krystad omskrivning, konsten att följa ett mönster, och att hitta den mest ändamålsmässiga vägen genom mönstret. Mönstret kan kallas regelverk. Vanligtvis kan regelverken utläsas i en lagbok, eller i någon av alla dessa oändliga skrifter med råd och riktlinjer som syftar till att klargöra hur det som står i lagen ska tillämpas i praktiken. På varje myndighetskontor står hyllmeter med skrifter och pärmar och kompendier som förklarar vilka regler som gäller för vad och hur de ska tillämpas. Det är ett kulturarv vi pratar om här – något som framtidens historieforskare kommer att gräva i med stort intresse och stor fascination. 

 

Många lever kanske med villfarelsen att den kommunala regelmedvetenheten är ett s.k. nödvändigt ont som de stackars byråkraterna rättar sig efter bara för att de måste, och att detta beteende i grund och botten skulle vara i strid med den mänskliga naturen. Detta måste jag förstås å det bestämdaste dementera. Faktum är att en äkta byråkrat (ja, kanske det som skiljer äkta byråkrater från oäkta) verkligen trivs i en strikt reglerad yrkesvärld, där stort såväl som smått följer vissa mallar, regelverk och rutiner. Beviset för att det förhåller sig på det viset är, hävdar jag, förekomsten av långt många fler regelverk och rutiner än vad som vid en nykter granskning kan verka befogat.

 

Låt mig förklara hur det fungerar. Titt som tätt händer det på alla arbetsplatser att det påtalas missförhållanden av något slag som rör själva arbetet. Något fungerar inte som det ska, något går för långsamt, något är onödigt komplicerat, något är otydligt eller kanske något inte blir gjort som borde bli gjort, kanske för att det vanligtvis glöms bort. Något måste då göras för att komma tillrätta med problemen. Den självklara reaktionen hos en kommuntjänsteman är i denna situation att säga ”vi behöver se över våra rutiner för detta”. Det är fundamentalt – detta rop efter rutiner. Och det hörsammas så gott som alltid, ty alla håller med om at vi behöver rutiner. Rättesnören, regler, handlingsplaner, arbetsplaner, de kan ha olika namn, men de syftar alla till samma sak, nämligen att strukturera, effektivisera och – ja faktiskt – förenkla arbetet. Så fort stridsropet (”vi behöver se över våra rutiner”) har ljudit, tillsätter den driftiga underchefen en liten arbetsgrupp med uppgiften att ta fram rutinerna, alternativt se över de som redan finns. För oftast finns ju redan rutiner för det mesta, men de kan ha fallit i glömska eller hamnat för långt in i någon bokhylla eller skrivbordslåda. Rutiner är färskvara – om de inte känns friska och spänstiga sjunker benägenheten att räta sig efter dem radikalt. Om det inte är rutinen av typen oskrivna lagar (”såhär har vi alltid gjort!”), för sådana gör man bäst i att låta bli, då ofredande av sådana rutiner ofelbart leder till organisatoriskt kaos.

 

I den lilla arbetsgruppen tar sedan dess deltagare itu med frågan under ett par tre ordentliga möten. Med ordentliga menas här att varje möte är minst en och en halv timme, för det tar ju alltid tid att diskutera rutiner. Man vrider och vänder på det hela, någon ringer runt till andra kommuner och ber att få titta på deras rutiner för samma sak, någon börjar skissa på ett upplägg. Kreativiteten och skarpsinnet flödar, det förs fram aspekter som ingen tidigare hade tänkt på. Vad händer om den här rutinen kolliderar med en annan rutin som i sin tur är beroende av en tredje rutin som härstammar från den av kommunfullmäktige antagna verksamhetsplanen men samtidigt har kopplingar till strategidokumenten X och Y? Kan det finnas kryphål och dolda systemfel? Dessa ska täppas till och elimineras, ty det yttersta beviset på att rutinerna fungerar är att ingenting, inte ett enda litet papper, hamnar mellan stolarna. Det ska i sanningens namn tillstås att inte alla är lika entusiastiska i dessa rutinöversyner. Bloggförfattaren själv hör till dem som känner en gränslös apati sprida sig i kroppen vid sådana här sittningar. Därmed inte sagt att jag inte gladeligen tillämpar rutinerna när de väl är fastslagna. Att tillämpa rutiner är en trygghet, att likna vid en skogspromenad på en preparerad stig med tydlig snitsling. Att idka rutinöversyn är snarare en golgatavandring i papperspalatsets oändliga dammiga källarvalv.

 

Rutiner upprättas för stort och smått. Förutom grundläggande områden som dokumenthantering, delegation och rutiner för projektarbete görs också rutiner för allehanda små vardagskomplikationer som telefon- och mailsvarande, organisation av pärmar, mappstruktur i datorn, fruktkorgshantering i fikarummet, fika-ansvar för enhetsmöten och sist men inte minst alla dessa dokument som talar om vem (vilken chef) man ska vända sig till med en specifik fråga, för att man inte ska behöva belasta en person med en fråga som han eller hon inte är avsedd att ta hand om. Var sak på sin plats, följ bara rutinen så går du inte vilse. Men visst kan det gå lite väl långt ibland, när rutiner ska skapas för saker som kanske enklast sköts med vanligt sunt förnuft och en smula logiskt tänkande. Ett fint exempel på detta är den situation som uppstod när vi på vårt våningsplan nyligen genomgick en större omflyttning som syftade till att få in mer folk på våningsplanet. Principen var att de flesta skulle få mindre rum och några, bland annat de fem planarkitekterna, skulle flytta in i gemensamma rum där kontorslandskapets principer skulle tillämpas. Att sitta i s.k. kontorslandskap är relativt ovanligt i kommunala sammanhang i jämförelse med privata sektorns kontorsarbetsplatser, där denna inredningsfilosofi är mer regel än undantag. Kanske beror detta bara på att kommuner inte lika ofta byter hus och att budgeten för ombyggnation av kommunhus inte är särskilt hög. I bakgrunden spökar också den gamla bilden av att kommunkontor (och kommuntjänstemän) inte får se för moderna eller stilrena eller roliga ut, eftersom detta kan föda misstankar om att den kommunala förvaltningen kostar mer än vad de genomsnåla skattebetalarna vill betala för. I det nu aktuella kommunhuset har kontorslandskap fram till nu varit ett helt okänt fenomen, och det har därför funnits en misstänksamhet, för att inte säga rädsla, för vad denna nymodighet ska innebära för arbetsklimatet och den sociala stabiliteten i huset. Följaktligen hördes, strax innan flytten till storrummet, ett rop efter någon typ av regeldokument, eller uppförandekod, för den nya arbetsformen. Idén anammades av alla, och strax sammankallades till ett särskilt möte med det enda syftet att sammanställa ett litet regelverk för vad som är accepterat och inte accepterat för tjänstemän i kontorslandskap. Kanske är det förståeligt att den nyanställda arkitekt som kom direkt från ett privat kontor utryckte en viss road fascination inför detta genomkommunala beteende.

 

Som den byråkratikramare jag är hävdar jag förstås att denna rika flora av rutiner och regelverk faktiskt i grund och botten är av godo. Byråkrati är att inte lämna saker åt slump eller godtycke, att följa den snitslade banan. Motsatsen är anarki. Detta betyder inte att det inte finns utrymme för kreativitet. Det betyder bara att den kreativa byråkraten måste göra sina kreativa inpass på rätt plats, till rätt instans, vid rätt tidpunkt, i rätt ordning, med rätt bilagor, med kopior till nämndsekreteraren, med rätt formuleringar och rätt nyanser. Och framför allt ska allt diarieföras. Vem vågar förneka att detta kräver en viss känsla för organisatorisk estetik?    

 

Som slutparentes har jag genom en säker källa fått veta att på en helt annan arbetsplats, nämligen Stockholms konserthus, heter det magiska ordet inte rutiner utan fingertoppskänsla. Det är denna egenskap som efterlyses i alla för arbetsplatsen strategiska sammanhang. Tala om kulturskillnader! Tanken svindlar när man tänker sig hur det skulle se ut om vi på kommunen ersatte alla nya rutiner med ny fingertoppskänsla. Klokast är kanske att använda den eventuella fingertoppskänslan till att kryssa rätt i regelverken och rutinernas snårskog. 
 

Väggmålning i Cassels kulturhus i Grängesberg. För att gruvarbetarna inte skulle gnälla, får man anta. Den är rörande på något vis.
 

 
Till de eventuella läsare av denna anti-blogg som eventuellt fortfarande tittar förbi då och då för att konstatera att papperspalatset verkar ha somnat in, vill jag härmed meddela att det bara är nästan sant. Det är visserligen sant att de senaste månaderna har förflutit utan att ett enda uns av inspiration har hemsökt bloggförfattaren, och att dennes livsbetingelser i övrigt inte inneburit särdeles mycket överskottstid att använda till reflektioner över byråkratins fascinerande värld. Men det är likaledes sant att författaren i fråga faktiskt börjar känna inspirationen återvända, vilket skulle kunna leda till att papperspalatset inom en inte alltför avlägsen framtid reser sig ur spillrorna och smyckas med nya iaktagelser från de kommunala korridorerna. 
 

Semestertider i Reykjavik.